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Villecresnes, commune précurseur dans la dématérialisation

Depuis le 1er janvier 2012, l’État doit être en mesure de recevoir les factures de façon électronique dans l’objectif de généraliser le principe de la dématérialisation.

Pour que cette démarche soit efficace, il faut que les collectivités locales s’engagent à faire de même. Villecresnes est la première commune du Val-de-Marne à avoir initié une démarche de dématérialisation de ses documents budgétaires et comptables.

 

En quelques mots, la dématérialisation se définit comme la transformation de supports matériels (des documents papiers bien souvent) en fichiers informatiques.

Elle a ainsi pour objectif

  • de gérer de façon électronique, sécurisée et plus rapide des documents qui transitent entre les différentes instances administratives (collectivités, trésorerie, préfecture)
  • de permettre de tendre vers le «zéro papier» favorisant ainsi les économies et la préservation de lʼenvironnement.

Outre le bénéfice environnemental, cette démarche offre aux collectivités un nouveau moyen de régler leurs factures plus rapidement et en limitant le risque de fraude.

Dès 2009, la commune de Villecresnes a voté le principe de dématérialisation et de télétransmission de ses actes administratifs (délibération, arrêtés, décisions) par voie électronique.

  • Le courrier reçu en mairie a également été dématérialisé, il est scanné et réparti selon le destinataire, permettant ainsi une réponse informatisée avant dʼêtre à nouveau matérialisé et envoyé à lʼexpéditeur.
  • La dématérialisation sʼapplique également aux archives, elle passe par la numérisation des données et des documents. La commune projette de dématérialiser un certain nombre de documents dʼurbanisme afin de faciliter la consultation et de les rendre disponibles sur des interfaces comme le portail des notaires. Cette démarche permet de consulter et demander en ligne lʼaccès à certaines informations propres aux PLU, évitant ainsi des déplacements inutiles et des envois de documents papiers. Il est également prévu de faire de même avec les actes dʼétat civil et lʼenvoi des dossiers de convocation aux séances du conseil municipal.

Au niveau national, la démarche nʼest pas achevée et les pratiques ont encore tendance à demeurer conservatrices voire hésitantes face à ces nouvelles pratiques. Il faudra quelques efforts de lʼensemble des acteurs pour que la dématérialisation devienne enfin la règle.
Avec le développement de celle-ci, Villecresnes devrait pouvoir économiser au minimum 4000 documents papiers rien que sur le budget et la chaîne comptable.

Crédits Photo : 3ddock / 123RF Banque d'images

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